Documentos, como organizá-los?

Está literalmente afogado em papéis? Perde um tempão procurando um documento quando precisa?

Veja essas dicas de como organizar a papelada.

Primeira coisa a fazer é reunir todos os papéis em um local.
A sugestão é pegar uma caixa grande e fazer uma ronda pela casa coletando todos os papéis que estão fora do lugar.

Com os papéis agrupados, agora é hora de setorizar.

No primeiro momento faça 3 pilhas:
• Documentos para arquivar;
• Documentos que podem ser descartados;
• Documentos que não te pertencem.


Não perca tempo e espaço arquivando papéis desnecessários. Hoje em dia as informações se tornam obsoletas muito rápido, então se você sabe onde encontrar as informações mais atualizadas, não há necessidade de arquivá-las.

Outro ponto importante é o prazo que os documentos precisam ser arquivados, vale a pena pesquisar antes de arquivá-los.

https://mobirise.com/

Segue alguns itens:
• Contas de água, luz, gás e telefone - 5 anos
• Condomínio - 5 anos
• Plano de saúde - 5 anos
• Seguros - guardar 1 ano após o término de sua vigência
• Mensalidade escolar e cursos diversos - 5 anos
• Cartão de crédito - 5 anos
• Aluguel (contratos e declarações) - 3 anos
• Notas fiscais e garantias - devem ser guardados até o término da garantia
• Declaração de Imposto de Renda - 5 anos
• IPVA - 1 ano
• IPTU - Enquanto estiver morando na residência
• Pagamento de empregados domésticos - 5 anos

Alguns documentos precisam ser arquivados para sempre, por exemplo: Documentos Pessoais, Passaportes, Escrituras, Testamentos, etc.

Com a primeira seleção finalizada é hora de criar categorias para facilitar o acesso e armazenamento.

As categorias dependem muito de cada casa ou pessoa, mas normalmente usamos:
• Seguros
• Cartões de Crédito
• Contas
• Carros
• Imóveis
• Imposto de Renda
• Médicos / Exames
• Escola / Trabalho Escolar
• Pet
• Nota Fiscal
• Manuais
• Documentos (interessante dividir por integrante da casa)

Separe os documentos de acordo com as categorias que criou e comece a armazená-los em pastas, por exemplo.

Existem diversos objetos que podem ser usados para armazenar papéis: caixas, pastas comuns, fichários, pastas sanfonas, maletas, entre outras.
Escolha o que mais se adapte as suas necessidades e tenha sempre em mente o local onde tem para guardá-los.

Quando estiver criando as categorias, pode ser que algumas se encaixem no "arquivo morto", que são documentos de consultas que raramente são usados, por exemplo: se você teve uma empresa e encerrou, os documentos referentes a ela precisam ser arquivados, porém não precisam ficar em lugar de fácil acesso.

Sobre contas é importante ficar atento quando as concessionárias mandam uma declaração de quitação de débitos anteriores ou do ano corrente ou mesmo de todos os anos para trás. Com essa declaração em mãos você pode descartar as demais contas.

Com tudo arquivado é hora de identificar e etiquetar. Esse ponto é muito importante, pois a razão principal para arquivar seus papéis é encontrá-los com facilidade quando for necessário, então quando etiquetar uma pasta, por exemplo, pense em uma palavra que defina os papéis que estão ali dentro.

Não se preocupe em criar um sistema de organização PERFEITO, para arquivar contas e outros papéis, o que está feito está perfeito, o que importa é categorizar os papéis e identificá-los da melhor maneira para você consultá-los quando necessário.

Leia mais sobre nossas dicas

Solicite seu orçamento